離職如何巧妙完成工作交接?
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- 更新日期
2017-02-11
人在職場(chǎng)，永遠(yuǎn)離不開(kāi)工作交接。要不你交給別人，要不別人交給你。
一個(gè)企業(yè)，要想基業(yè)長(zhǎng)青，一定要做到知識(shí)傳承。
當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)人員流動(dòng)頻繁，員工離職后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作交接不到位，造成工作斷檔或遺漏失誤的情況，又該怎么辦？
工作交接什么情況下會(huì)發(fā)生
1、離職：不論是主動(dòng)離職還是被動(dòng)離職，在提出離職申請(qǐng)時(shí)，就要準(zhǔn)備好交接工作了。
2、異動(dòng)：特指內(nèi)部輪崗需要。
3、組織調(diào)整：公司戰(zhàn)略調(diào)整，導(dǎo)致組織架構(gòu)裂變，涉及相關(guān)人事工作調(diào)整。
工作交接涉及到哪些人員
1、交接人：是指將要把工作交接出去的人；要列出交接清單，包括資料及工具（包括檔案、統(tǒng)計(jì)表、證件等）；經(jīng)辦工作（包括客戶(hù)銜接等）；未完事宜（包括正在經(jīng)辦的事、尾款等）；其他需交接事宜。每項(xiàng)需注明具體交接內(nèi)容及具體說(shuō)明。其中經(jīng)辦的工作除了工作流程外，還需要對(duì)具體情況予以說(shuō)明。如果是離職，還需填寫(xiě)離職手續(xù)交接清單，并按表單要求至各相關(guān)部門(mén)移交相關(guān)物品由各部門(mén)經(jīng)辦人員及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
2、接手人：將要從別人手中接入新工作的人；檢查交接清單與實(shí)際交接內(nèi)容是否相符。閱讀交接人所列資料及通過(guò)交接是否能獨(dú)立進(jìn)行目前工作。
3、接口人：是指在正常工作中，與自身工作有來(lái)往關(guān)系的或是常聯(lián)系的主要內(nèi)外部協(xié)調(diào)人員。
4、人資部：對(duì)工作交接的規(guī)定、流程的完善（制度、流程保障，設(shè)計(jì)出符合公司實(shí)際的工作交接規(guī)定與流程，并按之執(zhí)行。設(shè)計(jì)出符合公司實(shí)際的交接表格，方便交接人員按要求執(zhí)行。在交接結(jié)束后對(duì)各交接環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，是否有環(huán)節(jié)存在問(wèn)題。如接手人是否已順利接手目前工作，交接中應(yīng)交但未交的如何處理等。通過(guò)交接檢查來(lái)看看后續(xù)是否有需要完善的。
5、監(jiān)交人：一般為部門(mén)負(fù)責(zé)人。檢查交接人列出的清單是否還有遺漏項(xiàng)，關(guān)注接手人是否基本能獨(dú)立目前工作。根據(jù)關(guān)注情況對(duì)交接工作提出建議。作為監(jiān)交人確認(rèn)部門(mén)崗位工作交接的完成。
交接工作分步走
說(shuō)到底，還是得“交作業(yè)”啊，就得拿出一份交接計(jì)劃。
1、明確交接內(nèi)容、設(shè)定每一項(xiàng)內(nèi)容的交接時(shí)間段、交接方法、涉及人員（除你倆之外的其他業(yè)務(wù)人）、明確交接時(shí)需要的資源。
2、制定履行好現(xiàn)有的離職交接單、制定補(bǔ)充交接單、交接流程并簽字、
3、執(zhí)行交接過(guò)程中及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)工作情況、每天督促“上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)”，協(xié)助完成交接工作“應(yīng)有的進(jìn)度”。向上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告交接工作的進(jìn)度。
4、當(dāng)工作全部交接完畢，別急，你要做的還有最后一步，也是非常重要的一步，那就是讓相關(guān)負(fù)責(zé)人給你們的交接簽一個(gè)自己的名字。
交接工作的內(nèi)容：
1、日常工作，即現(xiàn)有業(yè)務(wù)的覆蓋面，每個(gè)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀；也指常規(guī)要做的內(nèi)容有哪些，也可以把他理解為績(jī)效指標(biāo)或關(guān)鍵任務(wù)項(xiàng)。
2、待辦工作，現(xiàn)在手頭上的工作開(kāi)展的進(jìn)度，接下來(lái)要做的工作現(xiàn)狀、后續(xù)工作推進(jìn)計(jì)劃、正在推進(jìn)中的工作事項(xiàng)，推進(jìn)中存在的問(wèn)題及后續(xù)注意事項(xiàng)。
3、工作資料，包括規(guī)章制度、條文，也包括歷年原始文件資料等。另附相關(guān)資料、文檔轉(zhuǎn)交的介紹和說(shuō)明；這里建議將所有資料做交接，不公限于相關(guān)資料，且copy或是傳送給乙方工作接手人。
4、具體工作辦理方法。相關(guān)工作的流程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、聯(lián)系人，注意事項(xiàng)。建議理一份自己工作的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)或操作手冊(cè)。或者有一份工作推進(jìn)中常見(jiàn)的FAQ。有了這些，工作交接非常全面、細(xì)致，有哪些工作及工作如何來(lái)做就有書(shū)面的依據(jù)了。
5、扶上馬送一程，除了做好工作內(nèi)容的交接之外，還應(yīng)將接手人介紹給原相關(guān)的接口人；另外，針對(duì)一些敏感的信息，可以單獨(dú)發(fā)郵件給接手人留存，如微信公眾號(hào)、微博、公共郵箱、公共QQ等的賬號(hào)密碼等。在正式引薦完成后，則原來(lái)由交接人主要跟進(jìn)的工作，均轉(zhuǎn)交由接手人跟進(jìn)執(zhí)行，由交接人輔助即可。
6、修訂工作作業(yè)指書(shū)或操作手冊(cè)及FAQ。接手人正式接手工作后，在執(zhí)行過(guò)程中，根據(jù)自己對(duì)工作的理解，可以對(duì)交接人交接過(guò)來(lái)的文檔、資料等內(nèi)容進(jìn)行修訂，并標(biāo)注好修訂版本和修改的內(nèi)容。
建議注意事項(xiàng)：
1、自己把自己工作編成一本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，
2、每一頁(yè)下都有交接人與接收人的簽字，還要有日期
3、一式兩份
4、只講一遍后讓他簽字，因?yàn)檫@時(shí)他是記得最深的。
5、全部簽完后，給領(lǐng)導(dǎo)看
6、要有第三人在場(chǎng)，決不能就兩個(gè)人交接。
7、財(cái)務(wù)管理的交接，必需要把庫(kù)存和現(xiàn)金兩筆帳弄清、清點(diǎn)票據(jù)，把所清點(diǎn)的票據(jù)都一一簽字，而且還不是你一個(gè)人簽字，在場(chǎng)的參與交接的主管都簽字。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
8、和相關(guān)人員交接結(jié)束后，一定要向上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)交接情況。（必要時(shí)最好讓這位上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。）
人資部要做的事：
1、根據(jù)公司的崗位設(shè)置，針對(duì)每個(gè)崗位的職能和工作特點(diǎn)編寫(xiě)一份《崗位工作交接指導(dǎo)表》，明確每個(gè)崗位工作離職要交接的內(nèi)容、交接的方法、交接人。
2、做各崗位的工作管理。員工電腦的電子文件存放進(jìn)行規(guī)范化，每個(gè)人都只設(shè)立四個(gè)文件夾，第一“管理文件”文件夾，存放和崗位相關(guān)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、記錄表單、標(biāo)準(zhǔn)模板（如合同模板）等公司正式執(zhí)行的文件；第二“工作檔案”文件夾，存放所有在工作中成型、提交的工作報(bào)告、報(bào)表各種有存檔備查和再利用價(jià)值的文檔；第三“日常工作”文件夾，存放在日常工作中各部門(mén)相互傳遞的文檔資料、自己在工作中隨時(shí)產(chǎn)生的工作文檔。
一般工作中產(chǎn)生的文檔都放在此文件夾，而一旦某項(xiàng)工作文檔正式完成或提交后，則轉(zhuǎn)存到“工作檔案”文件夾；第四“參考素材”文件夾，放置下載的各種參考資料等；如果公司允許，也可以設(shè)一個(gè)第五文件夾，放置個(gè)人的一些私密文檔。