與老板溝通的五大原則
- 職場資訊 -
職場攻略
-
職場指南
-
- 更新日期
2015-09-14
大部分人進(jìn)入職場后通常很快就會發(fā)現(xiàn)：好好把事情做好固然重要，但通過正確的溝通方法讓老板了解你的努力、或是避免偶爾的犯錯在老板心底留下負(fù)面印象，其實是跟工作能力一樣重要的！與老板、上司溝通，聰明的上班族應(yīng)遵循哪些準(zhǔn)則？
1.了解老板的溝通習(xí)慣
每個人都有自己習(xí)慣的溝通模式。比方說有的老板喜歡親力親為走動式管理，晃到你身邊時跟你討論工作狀況。也有的老板習(xí)慣遠(yuǎn)程遙控，希望透過Email或是簡訊隨時知道最新狀況。也有老板習(xí)慣開會，平時你發(fā)一堆Email他根本不會看，要等開會時才會細(xì)細(xì)傾聽。也有老板希望能在電腦的管理系統(tǒng)上主動檢視工作或?qū)０傅倪M(jìn)度狀況。既然大家習(xí)慣都不同，我們就該以他習(xí)慣的方式來跟他溝通。
每個人有各自擅長的資訊接收模式；有人會仰賴視覺取得資訊（在思考時把資訊轉(zhuǎn)回視覺訊息）、有人仰賴聽覺思考…這造成同樣是文字、圖形資訊、話語、或是數(shù)字資訊，每個人接受的程度都有落差。不用習(xí)慣的方法溝通，對方可能會誤解你想表達(dá)的本意。要盡快摸清楚老板習(xí)慣怎么樣的溝通模式。選擇正確的方法，才能確保我們想傳達(dá)的訊息能準(zhǔn)確有效地傳遞出去。
2.讓與老板習(xí)慣與你的溝通
要讓老板安心的另一個重點(diǎn)，就是讓他減少「意外感」。所謂意外感，就是會讓對方產(chǎn)生非預(yù)期反應(yīng)的因子，這包含時間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。
上班族們盡量固定工作匯報的時間：將匯報工作進(jìn)度的時間固定到每周的某一天的某個時段。慢慢的當(dāng)時間一到，老板會養(yǎng)成聽你匯報工作的預(yù)期心理，自然會開始累積對我們的信任與安心感。
此外，模式最好也固定。一旦找出老板最習(xí)慣的溝通模式，就請盡量固定以那個方式來回報最重要的事情。不要有些事情寫Email、有些事情傳簡訊、有些事情又在會議上報告，太繁雜的溝通模式會讓對方無所適從。
3.進(jìn)度及時跟進(jìn)，有問題盡早匯報
資訊不透明往往是引發(fā)工作糾紛的起源。老板把一份工作交給你，然而兩周過去了，卻什么進(jìn)展都沒聽說，自然會感到焦慮。找你進(jìn)來問話時脾氣可能就不太好，一聽進(jìn)展又不順，很可能就勃然大怒。如果在平時主動讓他知道進(jìn)度，甚至主動告知壞消息，工作進(jìn)展遇到的問題，狀況可能反而會大不相同。
很多人是看到老板就躲，老板若沒問，盡量不讓他知道目前工作的進(jìn)度。要是工作有問題，更是憋著不說，心里想：「老板平時忙，不會注意到自己，就盡量別引起他注意。反正問題早講一定也會被罵，那還不如盡量掩蓋，等到哪天包不住再說。每天被罵，還不如最后被大罵一次就好?！钩霈F(xiàn)小問題的時候憋著不講，等到真的救不回來，紙包住火時，才出面認(rèn)罪。
老板這時候通常吃驚又生氣。雖然真的沒辦法拿你怎么樣，罵也真的就罵這一次?？墒情L期而言，你在他心中的信用可能也消耗光了，日后要說服他、影響他的籌碼也一并失去了。
如果在工作中過程中什么狀況，應(yīng)盡快告知上司。雖然一開始可能會不高興，但若你能把問題擺平，老板反而會加深對你的信任，看到你處理事情的能力。就算問題沒有辦法解決，他也不會因為「突然的驚嚇」而爆怒。或許最后這工作還是不如預(yù)期，但最少不會失去他對自己的信任。
4.提供全貌但不啰唆
雖然提供目前手上工作進(jìn)展的全貌是好事，可是并不是要你每天花幾小時把每件事情的來龍去脈都交代清楚。老板通常都很忙，也未必有興趣了解每個小細(xì)節(jié)。我們定期跟他溝通目前工作的進(jìn)展必須要講重點(diǎn)。如果是口頭回報，盡量在兩三分鐘內(nèi)交代清楚。如果是文字回報，盡量不要超過500字。寫的講的太長了，他可能沒耐心全部看完聽完，最后等于還是什么都沒被他接收到。
我們應(yīng)該盡量簡化描述復(fù)雜的工作狀況，而不是得花三十分鐘交代前因后果來龍去脈。把復(fù)雜事情簡化，也能讓別人覺得我們更專業(yè)。盡量把不必要的細(xì)節(jié)作些刪減，講重點(diǎn)，提供關(guān)鍵資訊。
5.不要只是講理與辯論
有人在工作上犯了錯誤，會先花很多力氣去想理由。等與老板討論時解釋：「這不是我的錯，我是照著你之前的指令做」、或是「我盡力了，都是隔壁部門的XXX不配合...」。換句話說，我們可能擔(dān)心老板會責(zé)怪我們，所以趕快想好理由，并在他還來不及罵我們前，趕快把借口丟出來。甚至盡量要理直氣壯，才顯得我們的無辜與努力。這方法未必一定不好，畢竟有時候在大公司中，我們的直屬主管不是直接經(jīng)營者，你有個好借口給他，他也好跟他的上級匯報情況。但在80％的情境下，理由太多反而讓人感覺是在推卸責(zé)任?；ㄈゴ罅康臅r間辯解事情沒做好的原因，而并未提出解決問題的方法，無論從工作效率還是工作態(tài)度上來講，這都是不可取的。
工作中有問題發(fā)生時，不要急忙撇清責(zé)任講一堆藉口，老板普遍更重視怎么把問題排除，怎么把事情做對，與其想出一堆借口推卸責(zé)任，不如積極想出應(yīng)對之策，讓老板對你刮目相看。
總而言之，與上司溝通，要先了解他的工作溝通習(xí)慣，盡量不要讓他“遭受驚嚇”，常態(tài)的讓他知道自己工作的狀況，有任何問題發(fā)生盡早讓他知道，這樣萬一事情變的嚴(yán)重，他也才不會突然得知而感到意外。千萬不要抱著“提早講會被罵“的心態(tài)畏首畏尾，自己掩蓋起來偷偷處理，最后問題爆發(fā)出來，賠上的就是自己的信用。最后，不要花太多心思想藉口，畢竟上司其實對于藉口大多是沒興趣的。真有問題，好好想解決方案，問題若真能解決，那還有機(jī)會將功折罪，但若解決不了，講一堆藉口，也只是給老板心里添堵。認(rèn)真投入工作，及時匯報進(jìn)度，盡量提升工作內(nèi)容的透明度來增加上司對你的信任感，這大概是與上司成功溝通最關(guān)鍵的幾件事了。