年終總結(jié)要注意三個(gè)問(wèn)題
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中人網(wǎng)
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2013-12-10
千山鳥(niǎo)飛絕，都在寫(xiě)總結(jié)；舉頭望明月，低頭寫(xiě)總結(jié)。遠(yuǎn)上寒山石徑斜，白云深處寫(xiě)總結(jié)；送君千里終一別，回去還得寫(xiě)總結(jié)；洛陽(yáng)親友如相問(wèn)，就說(shuō)我在寫(xiě)總結(jié)；年年歲歲花相似，歲歲年年寫(xiě)總結(jié)；有緣千里來(lái)相會(huì)，無(wú)緣回家寫(xiě)總結(jié)；眾里尋他千百度，驀然回首，正在寫(xiě)總結(jié)?！边@是網(wǎng)絡(luò)上的一段關(guān)于寫(xiě)總結(jié)的話，一方面說(shuō)明很多企業(yè)對(duì)員工都有年終總結(jié)的要求，另一方面也說(shuō)明很多職場(chǎng)人對(duì)寫(xiě)好總結(jié)的郁悶心情。
那么，年終總結(jié)應(yīng)該如何寫(xiě)？怎么樣才能寫(xiě)好？
第一，為什么要總結(jié)
總結(jié)的作用，大家都清楚，這里不說(shuō)。但是有幾點(diǎn)，需要提醒大家注意：
一是總結(jié)是一種能力，是職場(chǎng)人的一項(xiàng)基本功，職場(chǎng)人尤其是企業(yè)中的各級(jí)管理人員應(yīng)該重視。既然是一項(xiàng)基本功，一項(xiàng)基本能力，職場(chǎng)人就必須想辦法掌握它、擁有它，除非你不想在職場(chǎng)上有大的發(fā)展，否則，你就應(yīng)該掌握它。
二是總結(jié)是做好下年度工作計(jì)劃和未來(lái)規(guī)劃的前提。不可想象，一個(gè)對(duì)過(guò)去一年不做總結(jié)歸納，不做數(shù)據(jù)分析，不做經(jīng)驗(yàn)提煉，不做整體評(píng)估，怎么可能制定來(lái)年的各項(xiàng)目標(biāo)和管理措施。
三是總結(jié)是“寫(xiě)”的功夫，它和“說(shuō)”的功夫緊密相連，“寫(xiě)”是“說(shuō)”的基礎(chǔ)，一般能“寫(xiě)”的人，“說(shuō)”的水平也不會(huì)差，即使不能鏗鏘有力，但也會(huì)思路清晰。通過(guò)寫(xiě)總結(jié)的鍛煉，提高自己“寫(xiě)”的能力，也就會(huì)逐步提高自己“說(shuō)”的水平。
以上三點(diǎn)，可以讓我們知道總結(jié)的重要性，可以幫助我們提升個(gè)人的管理能力、領(lǐng)導(dǎo)能力。職場(chǎng)上的好多成功經(jīng)理人，絕大多數(shù)都具備較強(qiáng)的“寫(xiě)”和“說(shuō)”的能力。
二、應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)寫(xiě)
解決了對(duì)總結(jié)的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，那么我們還要再清楚一個(gè)問(wèn)題，就是總結(jié)應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)寫(xiě)。這里應(yīng)該明確，個(gè)人的總結(jié)肯定會(huì)是個(gè)人來(lái)寫(xiě)，那么部門(mén)的總結(jié)也必須由部門(mén)主要負(fù)責(zé)人來(lái)寫(xiě)，分公司的總結(jié)也必須由分公司經(jīng)理來(lái)寫(xiě)。
有些部門(mén)負(fù)責(zé)人或分公司的經(jīng)理，最好是自己親自執(zhí)筆來(lái)寫(xiě)本單位的總結(jié)。如果做不到，至少應(yīng)該列出提綱、提出思路，安排一名副職專門(mén)負(fù)責(zé)收集材料和總結(jié)的起草。然后，由主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改并敲定。
從另一角度看，如果企業(yè)的老板重視總結(jié)，他一定會(huì)通過(guò)總結(jié)來(lái)看你一年來(lái)的管理成績(jī)，是否對(duì)存在的問(wèn)題能看透，是否對(duì)來(lái)年的管理有思路。因此，通過(guò)總結(jié)可以很好地把自己對(duì)管理的認(rèn)識(shí)和體會(huì)、對(duì)管理的思路系統(tǒng)地向上級(jí)做一匯報(bào)，以便讓上級(jí)了解你，更好地得到上級(jí)的指導(dǎo)。
不少人對(duì)自己?jiǎn)挝坏目偨Y(jié)不管不問(wèn)，一方面是對(duì)單位的不負(fù)責(zé)任，另一方面也是對(duì)自己職業(yè)發(fā)展的不負(fù)責(zé)任。這一點(diǎn)，一定要加以改變。抽出幾天時(shí)間，認(rèn)真地思考一下，回顧一下，提煉一下。記得很多年前，國(guó)家工信部原部長(zhǎng)李毅中在基層干廠長(zhǎng)的時(shí)候（一個(gè)萬(wàn)人大廠，子斫當(dāng)時(shí)也在這廠），他親自列出提綱，并由他口述，由秘書(shū)記錄并整理出來(lái)，再交他修改定稿。
應(yīng)該記住，由別人寫(xiě)出的總結(jié)，那代表的是別人的水平而不是你的水平，作為一個(gè)單位的負(fù)責(zé)人，一定會(huì)對(duì)自己管理范圍內(nèi)的工作有著自己清晰的思路，因此，總結(jié)還是最好由自己來(lái)寫(xiě)。
三、應(yīng)該怎么去寫(xiě)
總結(jié)的寫(xiě)法網(wǎng)絡(luò)上有很多文章，對(duì)總結(jié)的標(biāo)題、總結(jié)的開(kāi)頭、總結(jié)的內(nèi)容、總結(jié)的分類、總結(jié)的結(jié)構(gòu)、總結(jié)的結(jié)尾等等，都說(shuō)的很清楚，不管總結(jié)“三段論”也好，還是“總結(jié)由三大部分構(gòu)成”也好，基本上大同小異，大家掌握了即可。
這里本人要強(qiáng)調(diào)的，是怎么來(lái)寫(xiě)好總結(jié)。寫(xiě)好總結(jié)要掌握以下四點(diǎn)：
一是列出提綱。列總結(jié)提綱，就相當(dāng)于蓋房子之前先進(jìn)行設(shè)計(jì)，你是蓋平房，你是蓋二層小樓，你還是蓋別墅，必須先設(shè)計(jì)好了再去蓋，總結(jié)也是這個(gè)道理。
二是收集材料。無(wú)論是蓋平房，還是蓋別墅，鋼筋、水泥、沙子、石料等建材是不可少的，都必須按設(shè)計(jì)進(jìn)行采購(gòu)，寫(xiě)總結(jié)也是如此，根據(jù)需要去收集人財(cái)物、產(chǎn)供銷方面的資料和數(shù)據(jù)。
三是匯總合成。將收集的材料，按提綱要求，分別融入到各個(gè)段落，完成總結(jié)的初稿。這里需要注意的，就是一定要按專業(yè)把相關(guān)事項(xiàng)放在一起。譬如說(shuō)生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、降能降耗、技術(shù)革新、員工管理等等，千萬(wàn)不要東一榔頭、西一錘子地把各項(xiàng)工作攪成一鍋粥。
四是經(jīng)驗(yàn)提煉。一年了，哪些工作做的最好，找出做好的主要原因，這就是經(jīng)驗(yàn)提煉。哪些工作做的不好，哪些工作存在差距，找出為什么不好，為什么存在差距，這也是總結(jié)的內(nèi)容。
如果寫(xiě)個(gè)人總結(jié)，上述四個(gè)步驟可以合并，一步到位，可以提筆就寫(xiě)。如果部門(mén)或分公司經(jīng)理寫(xiě)本單位總結(jié)，因?yàn)閷?duì)整體工作非常清楚，也不需要按部就班地去做，對(duì)涉及的有關(guān)數(shù)據(jù)，由相關(guān)人員提供即可。另外，總結(jié)一定要用數(shù)據(jù)說(shuō)話，這是總結(jié)的靈魂。
一般情況下，年度的總結(jié)是包括下年度計(jì)劃的，因此，上述的總結(jié)做好以后，就要繼續(xù)把工作計(jì)劃也寫(xiě)好。寫(xiě)計(jì)劃要注意幾點(diǎn)：一是要有清晰的目標(biāo)；二是要有具體的管理思路和措施；三是要提出完成任務(wù)的保證條件。這些需要開(kāi)個(gè)會(huì)，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論?？偨Y(jié)可以自己寫(xiě)，計(jì)劃應(yīng)該由單位討論決定，然后再去起草。
我發(fā)現(xiàn)，好多職場(chǎng)人都存在著“重總結(jié)、輕計(jì)劃”的問(wèn)題，只所以出現(xiàn)這個(gè)現(xiàn)象，主要原因是有關(guān)人員要么不想動(dòng)腦子，要么對(duì)工作沒(méi)有思路，不知道今后應(yīng)該干什么、應(yīng)該怎么干。總結(jié)的目的，在于更好地安排今后的計(jì)劃，尤其是管理上存在的問(wèn)題，必須在今后的工作中提出清晰的解決思路。
此文重點(diǎn)講總結(jié)的寫(xiě)法，計(jì)劃就不再展開(kāi)論述了。