別再為年終總結(jié)發(fā)愁了
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- 更新日期
2012-12-14
分割時間段，去除總結(jié)恐懼癥
寫總結(jié)總是讓人頭疼，這樣的抱怨時常在我們耳邊響起：有啥好總結(jié)的呢?每天7 點起床，8 點上車，9 點刷卡，干活，吃飯，干活，下班。天天如此，不是嗎?是的，如果把每一天的工作歸結(jié)為時間上的累加和重復，那么總結(jié)必然會失去其意義。不過真若如此，想必我們工作多久也不會有丁點進步和教訓，工作中的得失也一并忽略了。所以實際上并非無可總結(jié)，也不是總結(jié)太難，而是我們太懶。
我們對寫總結(jié)的恐懼，來源于我們對反思和回顧的怠慢。一年的時間，交給一兩個小時去總結(jié)，當然無從下手?？扇绻覀冊跁r間軸上標注出一些節(jié)點，然后依次記錄下當時的收獲和成績，總結(jié)就會有的放矢，你的問題也會得到梳理和明確。
因此，善于做每一天、每一月、每一段時間的小結(jié)，是做好年終總結(jié)的前提。
如何小結(jié)?我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時間管理方法：
1、記錄。制作工作記實表，真實準確地反映每段工作所耗費的時長，這一點可以借助很多時間管理軟件進行，用很短的語句來描述即可;
2、統(tǒng)計。每填完一個時間區(qū)段后，對時間耗費情況進行分類統(tǒng)計，用去的時間，應該同從事的工作相稱?？纯疵恳徊糠止ぷ鞯臅r間比例有多大;
3、分析。單純地羅列自己的工作，只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬，發(fā)現(xiàn)問題，還要不流于問題的現(xiàn)象。 這需要對照工作效果，進行分析，包括成本與產(chǎn)出、時間耗費的情況，找出造成低效的因素;
4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計劃，并反饋于下一時段。
連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個方面：
1、保持記錄的真實性、準確性。真實是指工作現(xiàn)場的記錄，而不是補記的。準確是要求記錄的誤差不大于15 分鐘，否則記錄就無使用價值;
2、切記!不要相信記憶的估算，人對時間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的
3、選擇的時間記錄區(qū)段要有代表性;
4、及時調(diào)整時間、精力的分配計劃。在檢查時間記錄時，要找出上一時段計劃時間與實耗時間的差，并以此為根據(jù)，對下一時段的時間耗用予以重新分配;
5、堅持就是成功。
有了足夠多的統(tǒng)計樣本，做好了資料的準備工作，大事小情一目了然。從你的時間脈絡里找出事物的發(fā)展規(guī)律，指引未來的工作，這正是總結(jié)的價值所在。這時，我們再來落筆。
不必標準化，保持閱讀的快感
不論是職場新丁還是老鳥，在寫此類總結(jié)時都習慣于先上網(wǎng)搜一搜范文，大家看到的范式都相差不多，于是寫法上就有了標準的范式。這不僅使得總結(jié)毫無光彩，而且費時費力，起不到任何收效。對于大部分的文種而言，總結(jié)是個人思維的展現(xiàn)，完全可以帶有自己的個人風格。
一般說來，總結(jié)確有其規(guī)范，比如內(nèi)容上不外乎3 個方面：基本情況、成績和失誤，經(jīng)驗教訓和來自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格，對于新人來講，總結(jié)可以寫得熱情洋溢，激情飛揚;而對于一個工作經(jīng)驗豐富的職場人，則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來清晰、量化地反映工作情況。實際上你保持著個人的寫作模式，還一定程度上維護了你的創(chuàng)新精神。
表述方式上最好是敘述和議論的有機融合，敘述通過對人物、事件、原因、結(jié)果的交代來對工作狀況做明晰的說明，議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導意義的理論。
好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實料(俗稱干貨)，而且一定是詳略得當?shù)?。長短要與實際的工作量相匹配，一個入職不久的新人，寫了20 多頁紙，工作態(tài)度沒得說，氣勢也有了，但難免讓看的人覺得頭大?？偨Y(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進行匯報，不要遺漏重點，也切忌面面俱到。要在第一印象，就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻，或者厚厚一羅，都會使人望而生畏。
掌握分寸，講出事實
報喜和報憂是總結(jié)中永恒的兩大主題，比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤，推卸責任，或者展示謙虛，過分退讓，這些都是費力不討好的動作，只會導致在自夸和自貶中搖擺不定。其實保持客觀的秘訣是不要刻意，保留自己最真實的想法就好，你越尊重事實，別人也就會越尊重你。
真實、客觀就是禮貌，有一分說一分，實實在在。含糊則讓人糊涂，很多時候，人們羞于面對真實的情況，于是總結(jié)充斥著“將要完成、預計達到”等等字眼，屬于隱性的夸大現(xiàn)實。有些人說，這是為了讓總結(jié)的基調(diào)更向上，更有希望，這樣的想法實是出自錯誤的出發(fā)點?？偨Y(jié)不單純是匯報數(shù)據(jù)，不能止于一個結(jié)果，它更重要的使命是一次回顧和反芻，對自己的優(yōu)勢與不足有沒有形成認識，從前的工作已經(jīng)屬于過去，無法改變，只能如實面對，真正的價值是你的思考，你從那些細碎的工作中找到的規(guī)律和辦法。
除了要盡量真實，在語言和方向上，還要注意把握分寸，總結(jié)不是寫給自己看，領(lǐng)導是一定會過目的，寫法上的個人化可不是彰顯工作中的個人主義，總結(jié)一定要提及大局?？陀^準確的同時，姿態(tài)低調(diào)總是沒錯的，這就是說要看到功勞來自于上級和團隊的支持配合，而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場專家曾說過一個寫作技巧，供大家參考：寫上司和團隊的部分，調(diào)子要高，但一略而過;寫到自己的部分就得具體實在，有功勞和成績，要寫足，但決不浮夸。
直觀數(shù)據(jù)，美化版面
寫好了總結(jié)，我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適，所以加進數(shù)字說明，不僅是客觀需要，而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥，不妨變成更為美觀的圖表、圖形，一目了然，而且高聳的圓柱和柔軟的線條，還會給人以良好的心理暗示。
數(shù)據(jù)匯報的要點在于嚴格按照隸屬關(guān)系，一層一層地排序，這樣使得數(shù)據(jù)有章可循，也有了上下文，同時它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理，從自己的工作延展到部門和公司的大局中，方便做橫向的對比，使看的人更容易明白和判斷。
有了思路，不妨為其添加上序列號，使你要表達的每一層含義都具有獨立的空間和細分區(qū)域，也讓紙張保持一定量的留白。